Directeur du Pôle Administration Générale — Mairie de Fleury-Mérogis

MISSIONS

Le Directeur du Pôle Administration générale assure le pilotage et la coordination des fonctions administratives concourant à la sécurisation de l'action municipale et à la qualité du service rendu aux usagers.

Il encadre et coordonne les services Juridique et contentieux, Instances/Secrétariat général et Accueil/État civil.

Il veille à la cohérence et à l'efficience des processus administratifs et contribue à développer une culture commune de l'administration fondée sur la qualité du service public, la fiabilité des réponses apportées aux usagers et la recherche d'une administration accessible, réactive et efficace.

Il accompagne la modernisation de l'administration municipale, notamment dans l'évolution des parcours et des outils de relation aux usagers.

Il apporte à la Direction générale et aux élus une expertise administrative, organisationnelle et juridique sur les sujets relevant de son périmètre.

RATTACHEMENT

Direction général des services

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Piloter et sécuriser l'activité administrative de la collectivité

• Organiser et coordonner l'activité des services du pôle et garantir la continuité du service public
• Veiller à la sécurisation juridique et administrative des actes et procédures relevant du périmètre du pôle
• Assurer le suivi des dossiers administratifs présentant un enjeu particulier pour la collectivité
• Identifier les risques, dysfonctionnements et besoins d'évolution et proposer les mesures correctives adaptées
• Assurer une veille juridique et administrative et en organiser la diffusion auprès des services concernés
• Apporter conseil et expertise à la Direction générale et aux élus sur les questions relevant du pôle

2. Développer une culture commune de qualité du service public

• Définir et diffuser des principes communs en matière d'accueil, d'information et de réponse aux usagers
• Favoriser l'harmonisation des pratiques administratives et la qualité des réponses apportées au public
• Veiller à la lisibilité, à la fiabilité et à l'accessibilité de l'information délivrée aux usagers
• Identifier les irritants et les ruptures dans les parcours administratifs et proposer des améliorations
• Promouvoir une approche fondée sur la simplicité, la réactivité et l'efficience des démarches administratives
• Participer à la définition et à la mise en œuvre d'une stratégie d'amélioration de la relation usager
• Structurer, en lien avec les services, les parcours et modalités de traitement des demandes des usagers
• Veiller au respect des délais de traitement et à la qualité des réponses apportées
• Exploiter les données issues de la relation usager afin d'identifier les besoins récurrents, les dysfonctionnements et les axes d'amélioration
• Accompagner les services dans l'appropriation des nouveaux outils et des nouvelles pratiques administratives

5. Diriger et fédérer les services du pôle

• Fixer les objectifs et priorités des services et en assurer le suivi
• Accompagner les responsables dans l'organisation et l'évolution de leurs activités
• Favoriser la transversalité et les coopérations entre les services du pôle et avec les autres directions
• Optimiser l'organisation et les moyens existants en recherchant les complémentarités et les mutualisations
• Piloter les projets transversaux relevant du pôle et accompagner la conduite du changement

CONDITIONS STATUTAIRES

Poste ouvert en catégorie A, cadre d'emplois des attachés territoriaux (filière administrative). Poste ouvert aux fonctionnaires et, à défaut, aux contractuels dans les conditions prévues par le code général de la fonction publique.

Rémunération et régime indemnitaire statutaire et règlementaire.

MODALITÉS D’EXERCICE

35H/sem sur 4,5 jours, temps complet. Possibilités de travail ponctuel en soirée (réunions).

Savoirs

• Maîtrise du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement institutionnel local
• Bonne connaissance du droit applicable aux collectivités territoriales
• Bonne connaissance des procédures administratives et du fonctionnement des assemblées délibérantes
• Bonne connaissance des procédures d’état civil
• Connaissance des enjeux liés à l'accueil, à la relation usager et à la modernisation de l'administration
• Connaissance des méthodes de conduite du changement et d'amélioration des processus
• Connaissance des outils numériques et des enjeux liés à la dématérialisation des démarches administratives

Savoir-faire

• Piloter et coordonner plusieurs services administratifs
• Sécuriser les procédures et identifier les risques juridiques et administratifs
• Structurer et simplifier les processus de travail
• Piloter des projets transversaux de modernisation
• Exploiter des données de suivi et des indicateurs pour améliorer le service rendu
• Accompagner les équipes dans l'évolution de leurs pratiques
• Fédérer des services autour d'objectifs communs

Savoir-être

• Sens du service public et de l'intérêt général
• Sens de la qualité du service rendu à l'usager
• Vision stratégique et capacité à prendre de la hauteur
• Leadership et capacité à fédérer
• Aptitude à travailler en transversalité
• Rigueur et sens de l'organisation
• Réactivité et capacité à prioriser
• Diplomatie et qualités relationnelles
• Esprit d'initiative et force de proposition

ÉVOLUTION DU POSTE

En fonction de l’évolution du projet, du contexte, des orientations politiques et de l’évaluation effectuée.