Secrétaire du Maire et des élus(es) — Mairie d'Entre-Deux

Accueil physique et téléphonique des administrés;

Assurer l'assistance à l'autorité et à la direction générale

des services ;

Assurer la préparation et le suivi du travail à l'autorité et à

la direction ;

Gestion de l’agenda du maire et des élus;

Organisation des réunions, commissions et cérémonies officielles. ( en lien avec le protocole) ;

Participer aux conseils municipaux et aider à la rédaction des comptes rendues ;

Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus et convocations;

Suivi des demandes des habitants et orientation vers les services compétents ;

Effectuer la gestion administrative (Renseignement,

orientation des habitants, prise de rendez-vous pour le

maire, rédaction des documents administratifs,...) ;

Assure le protocole du maire ;

Classement et archivage des documents administratifs;

Communication avec les partenaires, associations et institutions;

Remplace l'assistante de direction de la DGS en cas

d'absence ;

Participe et assiste le service protocole de la Collectivité ;

Gestion du courrier en cas d'absence de l'agent ;

Socioprofessionnels

• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,
• Fonctionnement des services de la collectivité,
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie,

prise de notes, etc.),

• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
• Standard téléphonique, annuaire internet,
• Annuaire de la collectivité et des partenaires,
• Techniques rédactionnelles de note de synthèse, de

rapport et de compte-rendu.

Savoirs généraux

• Principes de fonctionnement des communes
• Techniques et supports de communication

Savoir être

• Discrétion et loyauté,
• Bonne capacité rédactionnelle,
• Esprit de synthèse, et d'anticipation,
• Rigueur et clarté,
• Autonomie,
• Diplomatie, maîtrise de soi,
• Sens du relationnel et de l'écoute